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Qué es un Sistema ERP y para qué sirve

Un ERP, es un sistema o conjunto de aplicaciones integradas que permiten la automatización de gran parte de las prácticas de negocios y que se encuentran asociadas a los aspectos operativos o productivos de una empresa.

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En resumen, es un sistema que integra la información de todas las áreas que componen una empresa, facilitando las funciones de compras, producción, manufactura, logística, recursos humanos, finanzas, atención al cliente, entre otros.

Cada módulo de un ERP, se configura dependiendo de las necesidades de una empresa, teniendo un módulo por área. Lo más importante de trabajar en base a módulos es que permite que la herramienta sea escalable; es decir, si en un futuro tu empresa crece, pues no hay problema, se agrega un módulo por cada nueva área que sea necesario.

¿Para qué sirve un ERP?

Un sistema ERP, te permitirá tomar decisiones en poco tiempo, además de resolver problemas relacionados al área contable, mercantil o fiscal de la empresa. Por otra parte, puedes integrar todo tu negocio en un software, teniendo una base de datos centralizada.

Los componentes de un ERP, tienen la capacidad de consolidar las operaciones de la empresa, esto beneficia en los tiempos de respuestas y disminuye las horas hombres empleadas en realizar tareas específicas.

Ventajas de un ERP

  • Optimización de procesos

Permite mejorar el desempeño de la empresa, debido a la interacción que tienen las distintas áreas en una misma herramienta.

  • Disponibilidad de la información

Tener la información centralizada, permite mejorar el proceso de la toma de decisiones, agilizando considerablemente los tiempos de respuestas.

  •  Automatización

Una de las ventajas más significativas de los ERP, es la posibilidad de automatizar tareas periódicas o recurrentes, lo que disminuye la dedicación de un recurso que puede centrarse en otra tarea un poco más productiva.

  • Adaptabilidad

El ERP se configura y adapta a los requerimientos y necesidades definidos previamente.

  • Seguridad

Al encontrarse integrada toda la información de la empresa en una Base de Datos, el acceso es restringido por jerarquías de usuario, simplificando la consulta, actualización y respaldo de los datos.

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¿Es necesario contar con un sistema ERP?

Sin importar el tamaño de tu empresa, la respuesta es SÍ. El objetivo principal de un ERP, es centralizar toda la información y que las distintas áreas o sectores puedan acceder y administrar los datos. 

Algunos de los procesos principales de un ERP están:

  • Gestión de ventas.
  • Gestión logística.
  • Gestión financiera.
  • Gestión de personal.
  • Gestión de proyectos.

Funciones de un sistema ERP

Un sistema ERP facilita, integra y automatiza los procesos de una empresa. La información se encuentran ubicados en una base de datos, la cual está protegida y su acceso es restringido. Además, ayuda en la automatización de tareas recurrentes, lo que permite tener disponibilidad de recursos para tareas operativas.

Uno de los problemas más comunes en las empresas, es la falta de información, errores en la gestión interna, mala gestión y organización de los datos. Al implementar un sistema ERP, garantiza la agilidad en los procesos, en el control de la información y la comunicación entre áreas.

Entre las principales funciones que poseen los sistemas ERP encontramos:

  • Seguridad

La información se encuentra protegida por contraseñas y los accesos a los datos importantes, está restringido por la jerarquía de usuario.

  • Menos papel y más eficiencia

Además de ser beneficioso para el medio ambiente, tener menos papel significa que no se traspapela la información y asegura el acceso a los datos en cualquier lugar y momento.

  • Acceso remoto

No importa donde te encuentres, puedes acceder a la herramienta en cualquier momento.

  • Inventarios

Contar con un inventario actualizado en tiempo real, es una de las funciones más relevantes.

  • Reducción de costos

Aunque muchas personas consideren la adquisición de un ERP, como una inversión muy grande. Un sistema ERP, está diseñado para gestionar todas las áreas de la empresa en una misma herramienta, lo que ayuda a reducir costos en la compra de diversas soluciones y licencias, es por eso que un ERP proporciona un retorno de la inversión.

  •  Eficiencia de ventas

Tener integrada toda la información en una sola herramienta y poder manejar en tiempo real datos como el inventario, permite que la gestión empresarial sea más efectiva, rápida y segura.

  • Integración con módulos avanzados

Contar con aplicaciones móviles para ayudar a la gestión de la empresa permite automatizar diferentes procesos. Por ejemplo, la fuerza de ventas puede usar el app de toma pedido, el almacén puede realizar una toma de inventario con el celular. Y toda la información estará en línea y centralizada en el ERP.

¿Qué no es un ERP?

Hemos detallado qué es un ERP, para qué sirven, las ventajas y sus funciones principales. Ahora hablaremos de lo que no es un ERP. Es importante explicarlo, para que no exista confusión con los términos de los ERP y otras herramientas.

  • Sistemas de gestión comercial

El objetivo principal de la gestión comercial, es el intercambio de la empresa con el mercado. Las funciones de los sistemas encargados de la gestión comercial son reducidas, debido a que trabaja al final del proceso productivo; gestionando pedidos, entregas, facturación y una que otra función extra.

En el ERP, la gestión comercial es un módulo integrado a la herramienta, relacionado con otros módulos como el financiero, contable, almacén, entre otros.

  • Software contable

Es una herramienta que permite procesar y registrar la contabilidad de una empresa. En su mayoría incluyen diversos módulos como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, cajas y bancos.

¿Si el software contable incluye módulos es un ERP? ¿Para qué necesito un ERP, si con un software contable tengo lo necesario?, primero que nada, el hecho de que incluya módulos no lo hace un ERP; los sistemas ERP son herramientas completas, que incluye un módulo contable pero que también integran otras áreas de la empresa, lo que permite un manejo completo de la organización desde el punto de vista financiero, operativo, manejo de personal, entre otros.

  • Software a medida

Puedes contar con una herramienta a medida, pero no es muy probable que se convierta en un ERP, ya que este no solo cubre todas las áreas de la empresa, también se va adaptando en el tiempo a ella, antes de implementar un sistema ERP se realiza una auditoría, nosotros podemos ayudarte, para tener en cuenta las distintas casuísticas que puede necesitar la empresa. 

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