Al igual que cualquier equipo o aparato electrónico, los programas ERP necesitan mantenimiento esporádico. Hay algunas cosas que los usuarios pueden hacer, para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
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Por otro lado, también hay cuestiones que necesitarán la atención de un profesional. Lo mismo ocurre, cuando algo sale mal en las actividades diarias y deben atenderse rápidamente para evitar que el problema se agrave.
Leer los manuales
El primer paso para el mantenimiento, es que los usuarios se familiaricen con el sistema ERP. Para ello, se deben leer los manuales proporcionados con la mayor atención posible. Esto permitirá comprender en un nivel esencial, todo sobre el buen manejo del software.
Aunque no lo parezca, muchos de los problemas que experimentan las organizaciones con su ERP, provienen de la falta de comprensión del sistema. Incluso, cosas sencillas como hacer el respaldo, recomendado por la mayoría de los proveedores, suele pasarse por alto.
El servicio de mantenimiento del proveedor
La mayoría de las veces, las empresas descubren que pueden aprovechar un mejor valor y nivel de servicio de un equipo de consultoría. En este sentido, los proveedores de sistemas ERP, suelen brindar equipos de soporte técnico especializados.
Al comprar un sistema ERP, las empresas deben sopesar si el plan de mantenimiento del proveedor puede encajar con sus propias expectativas.
Evaluaciones de sistema
Una evaluación del sistema, es un tipo de verificación de estado para los programas ERP. Se realizan periódicamente, con la finalidad de evaluar la funcionalidad y abordar cualquier problema que pueda ralentizar los procesos.
Esto también le dice a los usuarios cuando es hora de aplicar una actualización, para mejorar algunos o todos los aspectos del sistema.
Monitoreo constante
Los mejores agentes de monitoreo es el personal que siempre se encuentra manipulando el sistema. Normalmente, las personas reciben una capacitación integral, lo que incluye el mantenimiento del software.
Para que dichas tareas no se oxiden o se olviden, es importante mantener políticas que impidan los descuidos relacionados al mantenimiento del programa.
Por otro lado, los empleados son la mejor fuente para detectar los detalles a mejorar, para generar hacer su trabajo más fácil y productivo.
Atención a las actualizaciones
Los proveedores de ERP, tienden a emitir actualizaciones regulares para corrección de errores, o mejoras importantes. Por lo general, la actualización no es obligatoria, los usuarios pueden aplicarlas cuando corrige algo que los afecta directamente.
Sin embargo, lo recomendable es tomar el tiempo para mantener el programa actualizados. Dependiendo del proveedor, puede que las actualizaciones deban instalarse secuencialmente.
También ocurre que si el usuario se retrasas demasiado, el proveedor podría dejar de prestar asistencia, garantía o servicio de mantenimiento.
Para finalizar, la falta de mantenimiento hace que el ciclo de vida del sistema será mucho más corto. Por lo tanto, con el fin de no afectar el rendimiento es necesario mantener el sistema en el mejor estado posible.